Je medewerkers gebruiken al AI

Laat ik eerlijk zijn: je medewerkers gebruiken waarschijnlijk al AI-tools. Ze plakken teksten in ChatGPT, laten e-mails herschrijven door Claude of vragen Copilot om hulp met Excel. En dat is niet erg. Maar zonder afspraken loop je risico’s.

Waarom een AI-beleid noodzakelijk is

Zonder afspraken kan het volgende gebeuren:

  • Vertrouwelijke klantdata wordt ingevoerd in een gratis AI-tool
  • Bedrijfsgevoelige informatie belandt in trainingsdata van een AI-model
  • Onjuiste AI-output wordt zonder controle naar klanten gestuurd
  • AVG-overtredingen doordat persoonsgegevens in AI-tools worden verwerkt

Een AI-beleid hoeft geen dik document te zijn. Een pagina met heldere afspraken is genoeg.

Wat er minimaal in moet staan

1. Welke tools zijn toegestaan?

Maak een lijst van goedgekeurde AI-tools. Overweeg betaalde versies: die bieden meestal betere privacy-garanties dan gratis accounts.

Voorbeeld:

  • ChatGPT Team of Enterprise: goedgekeurd
  • ChatGPT gratis: niet goedgekeurd voor werkgerelateerde taken
  • Claude Pro: goedgekeurd
  • Microsoft Copilot (via bedrijfslicentie): goedgekeurd

2. Wat mag er wel en niet ingevoerd worden?

Maak onderscheid tussen:

  • Mag altijd: openbare informatie, eigen teksten, generieke vragen
  • Mag met voorzichtigheid: interne documenten zonder persoonsgegevens
  • Mag nooit: klantgegevens, financiele data, medische informatie, wachtwoorden

3. Wie controleert de output?

AI maakt fouten. Soms subtiel, soms grof. Stel een eenvoudige regel in: AI-output wordt altijd door een mens gecontroleerd voordat het naar buiten gaat.

4. Hoe melden medewerkers problemen?

Maak het makkelijk om incidenten te melden. “Ik heb per ongeluk klantdata in ChatGPT gezet” moet zonder schaamte gemeld kunnen worden, zodat je actie kunt ondernemen.

Een eenvoudig template

Hieronder een opzet die je kunt aanpassen:

AI-gebruiksbeleid [Bedrijfsnaam]

  1. Wij moedigen het gebruik van AI aan om effectiever te werken
  2. Gebruik uitsluitend goedgekeurde tools: [lijst]
  3. Voer nooit persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsdata in
  4. Controleer altijd de output voordat je deze deelt of verstuurt
  5. Meld problemen direct bij [contactpersoon]
  6. Dit beleid wordt [kwartaal/halfjaar] geevalueerd

Blijf het bijwerken

AI-tools veranderen snel. Wat vandaag niet kan, kan over drie maanden wel. Plan daarom een vast evaluatiemoment in. Elk kwartaal even kijken of de afspraken nog actueel zijn.

Hulp nodig?

Bij de Incompany Training helpen we niet alleen met het leren gebruiken van AI, maar ook met het opstellen van een praktisch AI-beleid dat past bij jouw organisatie.