Twee uur per dag is realistisch

Als ik vertel dat AI je werkdag twee uur korter kan maken, krijg ik vaak een sceptische blik. Totdat we het samen uitproberen. Bij de teams die ik train, zie ik keer op keer dezelfde reactie: “Had ik dit maar eerder geweten.”

Het geheim? Je hoeft geen technisch wonder te zijn. Je moet alleen weten welke taken je aan AI kunt uitbesteden.

De 5 grootste tijdswinnaars

1. E-mails schrijven (30 min per dag)

De gemiddelde professional besteedt meer dan een uur per dag aan e-mail. AI kan je helpen met:

  • Een concept schrijven op basis van een paar steekwoorden
  • Een lange e-mail samenvatten in drie bullet points
  • Een moeilijk gesprek professioneel verwoorden
  • Meerdere e-mails in verschillende talen beantwoorden

In de praktijk halveert dit je e-mailtijd.

2. Vergaderingen nabewerken (20 min per dag)

Na elke vergadering: notulen uitwerken, actiepunten vastleggen, samenvatting delen. AI doet dit in seconden.

Upload je aantekeningen (of het transcript als je Teams of Zoom gebruikt) en vraag om:

  • Een samenvatting van de besluiten
  • Een lijst met actiepunten per persoon
  • Een follow-up mail naar de deelnemers

3. Rapporten en documenten (30 min per dag)

Of het nu gaat om een projectupdate, een offerte of een intern voorstel: AI helpt je om sneller van eerste versie naar eindresultaat te komen.

Geef de kernpunten, de gewenste toon en het format. Je krijgt een concept dat je alleen nog hoeft bij te schaven in plaats van helemaal op te bouwen.

4. Informatie zoeken en samenvatten (20 min per dag)

In plaats van zelf door lange documenten, rapporten of artikelen te scrollen, laat je AI het zware werk doen:

  • “Wat zijn de belangrijkste punten uit dit rapport?”
  • “Vergelijk deze twee offertes en benoem de verschillen”
  • “Vat dit beleidsdocument samen in 5 bullet points”

5. Terugkerende taken standaardiseren (20 min per dag)

Elke organisatie heeft taken die steeds terugkomen in dezelfde vorm. Denk aan:

  • Wekelijkse statusupdates
  • Maandelijkse rapportages
  • Standaard antwoorden op veelgestelde vragen
  • Templates voor projectplannen

Maak hier vaste prompts voor en je hebt ze voortaan in een fractie van de tijd klaar.

Het compound effect

Twee uur per dag klinkt veel, maar het zijn vijf taken van elk 20 tot 30 minuten. Opgeteld: 10 uur per week. Per medewerker. Per jaar is dat meer dan 500 uur.

Voor een team van 10 mensen praat je over 5.000 uur per jaar. Dat is geen klein bier.

De voorwaarde: je moet het goed doen

AI bespaart alleen tijd als je weet hoe je het moet gebruiken. Een slechte prompt geeft een slecht antwoord dat je alsnog moet herschrijven. Daarom is een korte training de beste investering die je kunt doen.

Aan de slag

In de AI Basistraining leer je in een halve dag al deze technieken toepassen op je eigen werk. Je gaat naar huis met direct bruikbare resultaten.